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03.06.2020 Aktualisierung zum Umgang mit den Auswirkungen des Corona-Virus

Auch wenn sich die Situation der derzeitigen Corona-Pandemie aktuell zu bessern scheint, ist die bestehende Ausnahmesituation derzeit noch nicht vollständig überwunden.

Die mit der Pandemie einhergehenden Beschränkungen des öffentlichen Lebens wirken sich auch nach wie vor in unserem Unternehmen aus. Dies betrifft weiterhin die Herausforderungen, die sich für unsere Mitarbeiter/innen aufgrund der schwierigen Betreuungslage ihrer Kinder ergeben als auch die immer noch mögliche Quarantäne der gesamten Firma.

Um möglichen weiteren Infektionen vorzubeugen, haben wir weiterhin die persönliche Besetzung unseres Büros stark eingeschränkt. Ein Teil der Mitarbeiter/Innen ist aktuell noch über Home-Office-Lösungen tätig. Die Beantwortung von Anfragen kann daher auch aktuell nur in einem eingeschränkten Rahmen erfolgen. Ob und/oder wann sich hier die Situation ggf. noch weiter verändert und wie sich das dann auswirkt, können wir aktuell nicht abschätzen.  

Derzeit versuchen wir, die ersten Eigentümerversammlungen zu organisieren, bei denen die behördlichen Hygiene- und Abstandsregeln eingehalten werden können. Das kann auch bei kleineren Gemeinschaften aufgrund der Größe unserer Besprechungsräume in diesem Jahr nicht in unserem Büro erfolgen sondern dazu müssen ausreichend große externe Versammlungsräume angemietet werden. 

Bei der Tagesordnung werden wir uns auf die erforderlichen Themen konzentrieren. Nicht dringend erforderliche Beschlüsse, für die auch eine spätere Beschlussfassung ausreicht, werden wir für die nächstfolgende ordentliche Eigentümerversammlung vorsehen. Sofern sich allerdings im Zeitraum von der Einladung bis zum Versammlungstermin die behördlichen Anordnungen verändern, behalten wir uns vor, die Versammlung kurzfristig abzusagen und/oder zu verschieben, wenn die Anzahl der persönlich Anwesenden nicht mit den zum Versammlungstermin geltenden behördlichen Auflagen vereinbar ist. 

Wir hoffen, nach einer Zeit des eingeschränkten Geschäftsbetriebs bald wieder zur Normalität zurückkehren können.


16.03.2020 Umgang mit den Auswirkungen des Corona-Virus

Über das Corona-Virus, den aktuellen Verlauf in Deutschland und die damit verbundenen Einschränkungen im öffentlichen Leben sowie dem privaten und beruflichen Alltag der Menschen wird derzeit in allen Medien ausführlich berichtet.

Auch in unserem Unternehmen erleben wir bereits die Auswirkungen. In den Familien unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. deren Umfeld ist es bereits zu Quarantäne-Fällen gekommen. Die Schließung von Schulen stellt viele Eltern vor die Herausforderung, ihre Arbeit bei uns mit der notwendigen Kinderbetreuung und ggf. weiteren Verpflichtungen zu verbinden. Auch die Erkrankung einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters mit einer sich ggf. anschließenden Quarantäne für alle Angestellten des Unternehmens ist nicht auszuschließen.

Einschränkungen im Geschäftsbetrieb sind daher aktuell nicht nur unvermeidbar, sondern nach den allgemeinen öffentlichen Informationen zur Eindämmung weiterer Ansteckungen sogar empfohlen. Als Unternehmen werden wir versuchen, zusammen mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Lösung zu finden, dass die Einschränkung des Geschäftsbetriebs so gering wie möglich bleibt.


Was heißt das konkret?!


Eingeschränkte Erreichbarkeit und Bearbeitung von Anfragen

Wir besetzen unser Büro vorübergehend nur eingeschränkt, um eine unnötige Ansteckung und damit einen Komplettausfall des Unternehmens zu verhindern. Das heißt, dass i. d. R. max. 50% unserer Mitarbeiter/Innen im Büro anwesend sein werden. Alle plan-/verschiebbaren Arbeiten werden zunächst für die nächsten zwei Wochen weitgehend zurückgestellt. Soweit möglich, werden Arbeiten über die Einrichtung von HomeOffice-Anbindungen organisiert.

Damit bitten wir um Verständnis, dass ggf. Ihre Ansprechpartner in dieser Zeit nicht immer telefonisch erreichbar sind.

Während dieser Zeit werden wir ggf. eingehende Anfragen (Telefon/E-Mail/Post) nicht oder nicht in der bisher von uns gewohnten Reaktionszeit beantworten können. Wir versuchen, die Bearbeitung nach Priorität zu organisieren. Auch nach Ablauf der Einschränkungen wird die Aufarbeitung des Arbeitsrückstandes einige Zeit in Anspruch nehmen. Dafür bitten wir um Verständnis.


Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen

Nach den derzeitigen Empfehlungen, Veranstaltungen mit mehreren Personen nicht durchzuführen, werden wir aktuell nicht zu zeitnah stattfindenden Eigentümerversammlungen einladen. Ob bzw. in welchem Umfang zu bereits terminierten Versammlungen eingeladen wird, entscheiden wir im Einzelfall, i. d. R. in enger Abstimmung mit dem jeweiligen Verwaltungsbeirat. Sofern bereits zu Eigentümerversammlungen geladen wurde, sollten die Eigentümer auf die Möglichkeit zurückgreifen, per Vollmacht abzustimmen.

Damit werden sich voraussichtlich alle Eigentümerversammlungen in diesem Jahr zeitlich nach hinten verschieben, da die o. g. Einschränkungen auch Auswirkungen auf die Fertigstellung der Jahresabrechnung 2019 und die Vorbereitung der Eigentümerversammlungen haben.


Immobiliendienstleistungen / Reparaturen

Auch wenn derzeit noch keine Informationen über nennenswerte Ausfälle bei unseren Vertragspartnern vorliegen, bitten wir alle Beteiligten um Verständnis, wenn ggf. einzelne Leistungen nicht oder nicht im gewohnten Umfang erfolgen.


Abschließend bitten wir alle Vertragspartner - Auftraggeber, Auftragnehmer, Eigentümer, Mieter, Dienstleister, etc. - um ein besonnenes Handeln und gegenseitiges Verständnis, denn wir haben das gemeinsame Ziel, diese schwierige Situation zu meistern. 


Vielen Dank.

Ihr Team der Proventa Immobilien Verwaltungs GmbH