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16.03.2020 Umgang mit den Auswirkungen des Corona-Virus

Über das Corona-Virus, den aktuellen Verlauf in Deutschland und die damit verbundenen Einschränkungen im öffentlichen Leben sowie dem privaten und beruflichen Alltag der Menschen wird derzeit in allen Medien ausführlich berichtet.

Auch in unserem Unternehmen erleben wir bereits die (ersten) Auswirkungen. In den Familien unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. deren Umfeld ist es bereits zu Quarantäne-Fällen gekommen. Die Schließung von Schulen stellt viele Eltern vor die Herausforderung, ihre Arbeit bei uns mit der notwendigen Kinderbetreuung und ggf. weiteren Verpflichtungen zu verbinden. Auch die Erkrankung einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters mit einer sich ggf. anschließenden Quarantäne für alle Angestellten des Unternehmens ist nicht auszuschließen.

Einschränkungen im Geschäftsbetrieb sind daher aktuell nicht nur unvermeidbar, sondern nach den allgemeinen öffentlichen Informationen zur Eindämmung weiterer Ansteckungen sogar empfohlen. Als Unternehmen werden wir versuchen, zusammen mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Lösung zu finden, dass die Einschränkung des Geschäftsbetriebs so gering wie möglich bleibt.


Was heißt das konkret?!


Eingeschränkte Erreichbarkeit und Bearbeitung von Anfragen

Wir besetzen unser Büro vorübergehend nur eingeschränkt, um eine unnötige Ansteckung und damit einen Komplettausfall des Unternehmens zu verhindern. Das heißt, dass i. d. R. max. 50% unserer Mitarbeiter/Innen im Büro anwesend sein werden. Alle plan-/verschiebbaren Arbeiten werden zunächst für die nächsten zwei Wochen weitgehend zurückgestellt. Soweit möglich, werden Arbeiten über die Einrichtung von HomeOffice-Anbindungen organisiert.

Damit bitten wir um Verständnis, dass ggf. Ihre Ansprechpartner in dieser Zeit nicht immer telefonisch erreichbar sind.

Während dieser Zeit werden wir ggf. eingehende Anfragen (Telefon/E-Mail/Post) nicht oder nicht in der bisher von uns gewohnten Reaktionszeit beantworten können. Wir versuchen, die Bearbeitung nach Priorität zu organisieren. Auch nach Ablauf der Einschränkungen wird die Aufarbeitung des Arbeitsrückstandes einige Zeit in Anspruch nehmen. Dafür bitten wir um Verständnis.


Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen

Nach den derzeitigen Empfehlungen, Veranstaltungen mit mehreren Personen nicht durchzuführen, werden wir aktuell nicht zu zeitnah stattfindenden Eigentümerversammlungen einladen. Ob bzw. in welchem Umfang zu bereits terminierten Versammlungen eingeladen wird, entscheiden wir im Einzelfall, i. d. R. in enger Abstimmung mit dem jeweiligen Verwaltungsbeirat. Sofern bereits zu Eigentümerversammlungen geladen wurde, sollten die Eigentümer auf die Möglichkeit zurückgreifen, per Vollmacht abzustimmen.

Damit werden sich voraussichtlich alle Eigentümerversammlungen in diesem Jahr zeitlich nach hinten verschieben, da die o. g. Einschränkungen auch Auswirkungen auf die Fertigstellung der Jahresabrechnung 2019 und die Vorbereitung der Eigentümerversammlungen haben.


Immobiliendienstleistungen / Reparaturen

Auch wenn derzeit noch keine Informationen über nennenswerte Ausfälle bei unseren Vertragspartnern vorliegen, bitten wir alle Beteiligten um Verständnis, wenn ggf. einzelne Leistungen nicht oder nicht im gewohnten Umfang erfolgen.


Abschließend bitten wir alle Vertragspartner - Auftraggeber, Auftragnehmer, Eigentümer, Mieter, Dienstleister, etc. - um ein besonnenes Handeln und gegenseitiges Verständnis, denn wir haben das gemeinsame Ziel, diese schwierige Situation zu meistern. 


Vielen Dank.

Ihr Team der Proventa Immobilien Verwaltungs GmbH